Hace 30 años que George Pake, antiguo responsable de I+D en Xerox, escribió el artículo “La oficina del futuro”, en el que abogaba por una oficina “sin papeles”. Sin embargo, el presente no es ni mucho menos como Pake auguraba, tal y como analiza Business Week.

Si bien es cierto que los empleados disponen del software necesario para crear, leer y distribuir documentos digitales, todavía se sigue haciendo un elevado uso de la tecla "Imprimir".

Según la compañía de investigación RISI, la media de papel impreso por un empleado de Estados Unidos en 1975 era de 62 libras (28 kilos) por año, en 1999 la cifra llegaba a las 143 libras (64,8 kilos) y en 2006 sólo se había reducido a las 127 libras (57,6 kilos).

Durante 2007, se imprimieron sólo en EEUU páginas equivalentes a entre 15 y 20 millones de árboles. Para el analista de RISI John Maine, las compañías gastarán en 2008 alrededor de 8.000 millones de dólares en papel, cantidad que no incluye el gasto por impresoras, tinta o tóner.

Además, la mayoría de los documentos que se imprimen en una oficina no son del todo necesarios. Los investigadores de Xerox han llegado a la conclusión de que alrededor de la mitad de impresiones de una oficina se deshechan pasadas 24 horas.

Algunas compañías limitan el número de documentos que puede imprimir cada empleado. De esta manera, se pueden reducir los costes entre un 10 y un 40%, según la vicepresidente de Xerox Valerie Mason-Cunnigham.

La clave está en averiguar de qué manera se utilizan las impresoras, labor que llevan a cabo compañías como PrintAudit. “Una vez que tiene esa información, el cliente tiene conocimiento de cómo reducir los costes”, asegura su presidente, John Maclnnes.